- En Declarando advierten de que hay que acreditar todos los gastos afectos a la actividad
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Las gastos son parte del día a día de los autónomos, que han de usar muchos de sus ingresos para sufragar costes derivados de su actividad profesional. Declarar estos gastos de forma correcta es una de sus obligaciones fiscales y Hacienda vigila tanto la declaración de los mismos como la posibilidad de que generen deducciones.
Con esta situación como telón de fondo, Declarando, empresa de software de facturación y gestión fiscal de autónomos, ha llamado la atención sobre los gastos que más controversia generan entre los profesionales por cuenta propia y la Agencia Tributaria.
La plataforma hace hincapié en que estos meses de verano añaden una dificultad añadida a la deducción de los gastos, ya que “trabajo y vacaciones coinciden en un mismo desplazamiento” y hay que tener en cuenta que “la normativa fiscal sigue exigiendo que los gastos que un autónomo pretende deducirse estén directamente vinculados con la actividad económica y puedan acreditarse adecuadamente“
Qué gastos pueden deducirse los autónomos
Un punto clave es de los viajes, alojamientos y comidas de trabajo. Desde Declarando avisan que “pueden resultar deducibles siempre que respondan de forma clara al desarrollo de la actividad profesional” y cuando el autónomo pueda demostrar que tenían como motivo principal “una actuación relacionada con su negocio”.
En el caso de que se combinen trabajo y vacaciones, habrá que separar los importes directamente relacionados con la actividad económica, ya que solo podrán deducirse estas cantdades.
Sea como fuere, explican en Declarando, Hacienda puede exigir la justificación de los gastos, por lo que se recomienda al autónomo “pagar con tarjeta, solicitar factura completa y conservar correos electrónicos, agendas o cualquier otra documentación que permita acreditar la finalidad profesional del desplazamiento”.
Los espacios de coworking también se pueden deducir cuando el autónomo recurra a alguno en sus desplazamientos. Como siempre, debe demostrarse su afectación a la actividad habitual y se debe demostrar el pago con facturas.
Los vehículos y combustible se pueden deducir cuando existe una afectación exclusiva a la actividad económica, aunque es posible acreditar un uso compartido y señalar el porcentaje de afectación cuando el autónomo, por su actividad, puede hacerlo con una mayor facilidad.
Sucede lo mismo con los gastos de internet y comunicaciones: si un autónomo contrata esos servicios en sus desplazamientos y demuestra que se vinculan a su actividad, además de justificarlos correctamente, podrá deducírselos.
Qué gastos no pueden deducirse los autónomos
Un error habitual, informan en Declarando, es el de pensar que se pueden deducir los apartamientos vacacionales y suministros durante las vacaciones. Esto no es válido porque “la normativa únicamente contempla la deducción parcial de determinados suministros cuando la actividad se desarrolla en la vivienda habitual previamente afecta a la actividad económica”.
Otros gastos que no se contemplan como deducibles son los de la ropa de verano (solo se admite la ropa de trabajo específica, equipos de protección, uniformes…) y los campamentos o escuelas de verano para menores, dado que Hacienda los considera gastos personales.
Todo debe estar documentado
Marta Zaragozá, CEO de Declarando, ha advertido de que “el pago en efectivo dificulta la acreditación de cualquier gasto ante una posible comprobación fiscal”, por lo que ha recomendado la recolección de facturas y el pago “mediante tarjeta u otros medios electrónicos que permitan acreditar la trazabilidad de la operación”.
“Además, conviene conservar correos electrónicos, agendas, convocatorias de reuniones o cualquier otra evidencia que permita demostrar que el desplazamiento o el gasto estaban realmente vinculados con la actividad profesional”, sentencia la experta.
