Los aspectos jurídicos a tener en cuenta en la digitalización de una empresa

Si hace unos meses la transformación digital era aún el reto pendiente para un gran número de empresas, la crisis del Covid-19 ha significado una digitalización acelerada del tejido empresarial español.

Este proceso tecnológico está abarcando cuestiones como el teletrabajo, la gestión y analítica de datos y la simplificación o reformulación de procesos.

Esta reconversión digital es necesaria en en sectores fuertemente impactados por la pandemia, como el turístico o el comercio minorista, pero el reto también afecta a grandes corporaciones que han tenido que cambiar su modus operandi de forma abrupta.

La rapidez con la que se está produciendo esta transformación da lugar a una gran incertidumbre en el terreno jurídico en algunas áreas de las empresas. Frente a estas dudas, Bird & Bird explica aspectos clave a tener en cuenta desde el punto de vista legal frente a los principales cambios que conlleva la digitalización empresarial a la que asistimos.

Trabajo

Desde un punto de vista laboral, el futuro del smart working, y en particular del teletrabajo, cuenta a día de hoy con un punto de partida legal muy flexible. «Los acuerdos que deben formalizarse por escrito, deben tener condiciones equivalentes a los trabajadores presenciales en cuanto a retribución, formación, promoción y prevención de riesgos laborales, quedando sujeto al acuerdo de empleador y empleado el resto de términos», explican desde el despacho de abogados.

«No obstante, es previsible una mayor regulación en los próximos meses ya anunciada por el Gobierno. En particular, en cuanto a gastos y equipos de trabajo, siendo una cuestión que la representación de los trabajadores ya está llevando a las mesas de negociación de algunos convenios colectivos», comenta Patricio Ramírez, asociado sénior del departamento de laboral de la firma. Por lo tanto, las empresas podrían contar con un incremento del coste de este nuevo sistema laboral, derivado de la regulación que pueda ver la luz próximamente.

Asimismo, las empresas que quieran implantar modelos de smart working deberán revisar detenidamente que cuentan, con carácter previo, con las políticas o cláusulas contractuales pertinentes que permitan proteger sus activos e información, por ejemplo, por medio de la monitorización de los equipos de trabajo. «En caso de realizarse este control, deberá ser bajo unos estrictos criterios y condiciones que impidan la vulneración de derechos especialmente sensibles de los trabajadores, como el derecho a la intimidad», advierte el abogado.

Finalmente, tendrá un papel fundamental la correcta implementación del registro horario, que cobra una mayor relevancia en aquellos entornos como el del smart working.

Digitalización de procesos

También es importante trazar un plan para digitalizar todos los procesos que aporten valor, tanto a trabajadores como a clientes. Las compañías, explica destaca Alexander Benalal, socio de nuevas tecnologías, deberán realizar su transformación en base a soluciones flexibles, seguras y escalables, que permitan aprovechar el cambio y la consecuente inversión para ganar eficiencias sin mermas de seguridad.

«Gran parte del éxito o no de la estrategia que adopte una empresa en estos momentos dependerá de su rapidez, de la tecnología y de la metodología que emplee», afirma añade el abogado.

Las migraciones a servicios cloud, la incorporación de soluciones que integren inteligencia artificial para los análisis, la digitalización de la documentación y procesos de firma y operativa, el uso tecnologías para interactuar de forma eficiente con proveedores y otros operadores, la creación de gemelos digitales incluso el uso de los beneficios que ofrece blockchain son sólo algunas cuestiones a valorar. La implantación de todos estos cambios y nuevos procesos, coentan desde Bird & Bird, deberá realizarse con metodología, cuidando los aspectos legales e integrando a la fuerza laboral en la nueva cultura digital del negocio.

Privacidad

La digitalización de un negocio supone la obtención de una elevada cantidad de información de los clientes y la utilización de herramientas de márketing que afectan, muchas veces, a la privacidad. Por ello, existen restricciones a la utilización de determinadas tecnologías o a la realización de determinadas actividades, recuerda Ester Vidal, letrada del equipo de privacidad y protección de datos de Bird & Bird, que explica los ejemplos más relevantes:

1. La utilización de cookies (y tecnologías similares), que permiten la recogida de gran cantidad de información, tiene una regulación muy específica sobre privacidad que es necesario tener en cuenta.

2. El envío de comunicaciones comerciales por medios electrónicos también está sometido a importantes restricciones.

3. Determinadas prácticas, como utilizar la localización de nuestros clientes para enviarles ofertas, requieren de la adopción de medidas de protección de datos adicionales antes de ponerlas en marcha.

5. Por otro lado, la digitalización interna de una empresa, a través del teletrabajo, también tiene fuertes implicaciones en materia de protección de datos. El teletrabajo supone que los empleados realicen su actividad desde un lugar que no es la oficina, donde las medidas de seguridad destinadas a la protección de los datos pueden no ser suficientes. Es importante establecer políticas de seguridad para garantizar que el tratamiento de datos personales efectuado por los empleados desde su casa es igual de seguro que si el tratamiento se hiciera desde la oficina (por ejemplo, que los trabajadores se conecten a la red de la empresa mediante VPN).

Los intangibles

Tampoco hay que olvidar uno de los grandes activos de las empresas: los intangibles. Estos activos, esta propiedad industrial e intelectual, son capaces de generar un gran valor si están bien protegidos y se analizan las correspondientes oportunidades de negocio.

«La transformación digital que vive nuestra sociedad de forma general puede ser bien aprovechada para captar esas oportunidades, a la par que para adaptar nuestro portfolio a las nuevas demandas del mercado», asegura María Fernández, asociada de propiedad intelectual en Bird & Bird.

Por eso es el momento de inventariar y analizar el portfolio de IP de las empresas y modernizar y completar la estrategia de IP. Las patentes, los modelos de utilidad o las marcas generan valor y pueden suponer una fuente de beneficios muy preciada. «En cuanto al análisis del portfolio, especialmente en lo que se refiere a marcas, la nueva realidad impone soluciones a distancia, y el afianzamiento de canales de venta online», afirma la abogada.

Vía: https://www.expansion.com